Jakie korzyści może przynieść używanie CRM online w 2018 roku?

Współczesny świat biznesu cięgle zmienia się, ewoluuje i ulega takim samym czynnikom jak wszystko inne. Żyjąc w zinformatyzowanym świecie cyfryzacji coraz więcej ludzi posila się Internetem nie tylko w celach towarzyskich, czy dla zdobycia informacji na temat bieżących wydarzeń z kraju i świata. Dziś Internet usprawnia życie w niemal każdej dziedzinie – w tym także i podczas działalności biznesowej związanej z prowadzeniem firmy, oraz poszczególnymi jej elementami, takimi jak zarządzanie zasobami ludzkimi, czy działaniami marketingowymi. Działania te wsparte są o szereg narzędzi, z których część jest szeroko stosowana nawet w small biznesie, a do których to zaliczamy np. statystyki serwisu internetowego, e-mail marketing, ankiety, czy obróbka grafik i wideo. Popularne jest również śledzenie pozycji w Google, synchronizacja i monitorowanie mediów społecznościowych, czy monitoring dostępności serwisu. Jednak obecnie i przy tym wszystkim równie niezbędne są testy A/B, marketing automation, SEO, oraz CRM – czyli zarządzanie relacjami z klientem (z ang. Customer Relationship Management).

Obecnie z dedykowanych rozwiązań CRM korzystają wszystkie duże firmy, w tym także i korporacje. Programy te swoja funkcjonalnością pokrywają wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa, wliczając w to także marketing. Należy zaznaczyć, że nie zawsze są to rozwiązania idealne i perfekcyjnie dopasowane – co więcej, są takie rzadko kiedy, jednak patrząc z punktu widzenia wielkich przedsiębiorstw nie istnieje pod tym kątem jakikolwiek inny wybór. Nieco inaczej wygląda to jednak w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. Rozwiązania CRM nie zawsze w tym przypadku stosowane są we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa, a zdarza się i równie często, że i nie są stosowane w ogóle. Istnieje jednak szansa, iż niebawem wszystko ulegnie zmianie, bowiem obok globalnych rozwiązań typu CRM online, takich jak SalesForce, SugarCRM, czy Zoho CRM istnieje prężnie rozwijający się polski start-up miniCRM,dedykujący swoją ofertę wyłącznie małym i średnim przedsiębiorstwom – a co za tym idzie będący dostosowany konkretnie pod ich procesy i funkcjonowanie. Jednak czy takie rozwiązania są niezbędne? Albo czy są choćby korzystne? Faktem oczywistym jest, że tak, gdyż CRM online powstało po to, aby wesprzeć przedsiębiorstwa i usprawnić ich funkcjonowanie zarówno wewnętrze, jak i zewnętrzne. Jakie konkretnie są to korzyści? Warto przyjrzeć się temu dokładniej… Ogółem rzecz ujmując, można śmiało przyjąć, że stosowanie CRM online przez firmę pozwala przedsiębiorcom na proste, szybkie i sprawne zarządzanie relacjami z klientami, oraz powoduje zwiększenie wydajności w pracy zespołowej. Multum korzyści dają już same funkcje podstawowe takiego oprogramowania. Znacznie ułatwiają bowiem zarządzanie i kontrolę kontaktami poprzez praktycznie wdrożone grupowanie osób i firm z którymi przedsiębiorca prowadzi relacje. Dodatkowe możliwości, np. powiązanie ich z zadaniami umożliwia prężniejsze utrzymywanie relacji i oszczędność czasu, którego nikt we współczesnym biznesie nie posiada wiele. Funkcje oprogramowania CRM są ze sobą powiązane tak, aby ich obsługa była prosta i umożliwiała prężne zarządzanie całą firmą i wszystkimi jej elementami, oraz działaniami zewnętrznymi. Najbardziej podstawowe z nich pozwalają choćby na przechowywanie kluczowych informacji na temat potencjalnej sprzedaży, oraz klasyfikowanie jej etapów, wyznaczanie terminów wykonania zadań, które można miedzy innymi delegować do poszczególnych osób, lub powiązać z innymi funkcjami, np. kontaktami. Jednak jedną z najistotniejszych korzyści CRM online jest możliwość utworzenia gotowych raportów pod postacią gotowych wykresów, pomagających analizować sprzedaż i nadzorować pracę użytkowników, czyli wszystkich pracowników, a także pozostałych kontaktów, pozwalając między innymi na łatwą kontrolę pracy sprzedawców. Komunikację grupową ułatwia funkcja tekstowego komunikatora do pracy wewnątrz aplikacji, która w polskim miniCRM dodatkowo umożliwia tworzenie grup tematycznych – niezbędne rozwiązanie dla przedsiębiorców realizujących wiele zleceń i projektów jednocześnie. To wszystko wspomaga przejrzysty kalendarz, z którego można bieżąco wyśledzić zaplanowane zadania z przypisanymi do nich datami wykonania, oraz podręczna baza informacji dotyczących działalności, zwierająca wzory umów, etykietę kontaktów, czy logo firmowe. Poza podstawowymi funkcjami systemy CRM zawierają także szereg wspomagających ich narzędzi umożliwiających m.in. wyszukiwanie, filtrowanie, maildrop, czy tworzenie notatek, oraz załączników. Z ich pomocą możliwe jest błyskawiczne wyszukiwanie zawartości konta, czy przeszukiwanie interesów, kontaktów, zadań, historii relacji i raportów poprzez filtrowanie. Dla przykładu wyszukiwarka zaprojektowana w miniCRM jest niezwykle wygodna, gdyż nie uwzględnia wielkości liter i znajduje treści znając zaledwie część ich nazwy. Usługa maildrop pozwala na dołączenie treści wiadomości e-mail do interesu, lub kontaktu w przejrzystej i wygodnej formie notatek, które ułatwiają wymianę ważnych informacji dla danego interesu, lub kontaktu pomiędzy użytkownikami. Szybki podgląd wszystkich załączników możliwy jest z pomocą listy plików zarówno tych dołączonych bezpośrednio, jak i do notatek powiązanych. Ponadto oprogramowanie typu CRM umożliwia szybkie zlokalizowanie osób i firm na mapie, przydatne szczególnie wtedy, gdy chcemy np. umówić spotkanie w dogodnym dla obu stron miejscu, lub oszacować czas i koszty transportu w przypadku sprzedaży. Dodatkowe usprawnienia zarówno obsługi konta CRM, jak i – przede wszystkim – zarządzania przedsiębiorstwem i jego zasobami zapewniają funkcje personalizacji. Jedną z nich są pola dodatkowe umożliwiające dopasowanie systemu CRM pod preferencje własnej firmy poprzez ich klasyfikowanie zgodnie z osobistymi preferencjami. Personalizacja pozwala także na import kontaktów z pliku .xls do programu, oraz ich eksport w tej samej postaci. Dodatkowe „smaczki” stanowią opcje personalizacji wyglądu, czyli przede wszystkim możliwość ustawienia własnego logo, oraz tła. Do najważniejszych funkcji aplikacji typu CRM, przysparzających korzyści z ich użytkowania zaliczyć trzeba również powiadomienia, przypominające o nadchodzących zdarzeniach, czy terminach realizacji projektów, bądź wyświetlające otrzymane wiadomości. Podobnie funkcjonują przypomnienia pozwalające na zdefiniowanie wiadomości, będącej później wysłaną w wybranym czasie przed datą zadania, dostarczając podstawowe informacje o zdarzeniu w dogodnej dla administratora formy – jako e-mail, lub powiadomienie w aplikacji. Możliwość kategoryzacji kontaktów, interesów, notatek i zadań, oraz wspominanie w nich o danych osobach za pomocą wzmianki dla zwrócenia ich uwagi na dany element, oraz ich bieżąca obserwacja to narzędzia gwarantujące nie tylko sprawniejsze zarządzanie własnym biznesem, ale i pozwalające zaoszczędzić wiele czasu, poświęcanego dotychczas przez przedsiębiorcę na organizację pracy, delegowanie i raportowanie. Zwłaszcza, że programy takie jak mini CRM posiadają dodatkową funkcję tagowania, która pozwala pogrupować kilka kontaktów, ułatwiając ich wyszukiwanie. Niezwykle istotną dla każdego przedsiębiorcy jest kwestia bezpieczeństwa i ochrony danych, dlatego też twórcy aplikacji CRM online przykładają do tego wielką wagę i wyposażają swoje oprogramowania również w funkcje dotyczące owych zagadnień. Spoglądając ponownie na przykład miniCRM mamy tam możliwość zarządzania użytkownikami, czyli osobami posiadającymi dostęp do zasobów gromadzonych przez zarządzającego kontem, w ramach którego można zaprosić nowego użytkownika, nadawać uprawnienia administratorskie, oraz usuwać poszczególne osoby. Bezpieczeństwo zwiększa także tabela logowań, kontrolująca działania wszystkich użytkowników korzystających z aplikacji pod danym kontem. Stosowanie rozwiązań CRM online przynosi korzyści tak naprawdę każdej firmie, bez względu na jej rozmiar, typ, czy specjalizację. I nie jedną korzyść, czy dwie, lub trzy, ale cały wachlarz w postaci prostych rozwiązań usprawniających zarządzanie firmą na każdym jej etapie, w każdym dziale i we wszystkich procesach planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania. CRM wspiera przede wszystkim procesy zarządzania zasobami ludzkimi, jednak pomaga również w procesach sprzedażowych, czy relacjach z klientami, oraz partnerami biznesowymi. Jak świat światem, prowadzenie biznesu zawsze było, jest i będzie zajęciem ciężkim, żmudnym i wymagającym od przedsiębiorcy, lub menedżera całego szeregu odpowiednich umiejętności. Jednak wraz z postępem i rozwojem technologii coraz więcej wynalazków pomaga człowiekowi w pracy, wpływając na szybkość działań, oraz efektywność. W dzisiejszych czasach niemal każdy człowiek, a z pewnością każdy, kto jest przedsiębiorcą, lub przynajmniej stara się za niego uchodzić ma w swojej kieszeni smartfona, lub nawet tablet, a w plecaku albo torbie laptop. Dlaczego więc zapychać dodatkowo kieszenie kalendarzami i ciężkimi notesami? Po co dziś przedsiębiorcy stosy papierów na biurku, czy multum karteczek samoprzylepnych z zadaniami i notatkami wszędzie, gdzie tylko popadnie? Zwłaszcza, że tego typu organizacja pracy przynosi nieraz więcej bałaganu, niż porządku i oczekiwanych efektów… Jednak przede wszystkim jest to dziś zbędne ze względu na możliwość skumulowania wszystkiego co ważne w osobistym urządzeniu mobilnym. I to nie w tysiącach plików, porozrzucanych po setkach folderów na kilku dyskach, a w jednej, prostej i czytelnej aplikacji. CRM online to książka adresowa, terminarz, poczta i raporty, oraz wiele innych niezbędnych narzędzi każdego menedżera w tylko i wyłącznie jednym miejscu. W miejscu wirtualnym, które każdy użytkownik może łatwo i sprawnie dopasować do własnych potrzeb, tak aby było dla niego jeszcze prostsze i bardziej przejrzyste w obsłudze zapewniającej zarządzanie własnym biznesem. Wdrożenia CRM przynoszą oczekiwane rezultaty coraz większej liczbie użytkowników na całym świecie, pomagając zaoszczędzić czas, oraz pieniądze. I choć dziś pozostają jeszcze przedsiębiorcy niepewni tych rozwiązań, to muszą oni pamiętać, że jutro niestosowanie przez nich CRM online będzie skutkować już nie tyle brakiem korzyści, co widocznymi stratami, które pozostawią ich w dalekim tyle biznesowego świata.